Начало Продукти Продукти ERP ERP Модел Комунални услуги

ERP Модел Комунални услуги

АДА-СОФТ представя на Вашето внимание цялостно решение за управление на дейността, от измервателния уред до крайното число в баланса, реализирано като единен проект "Система за автоматизирано отчитане и фактуриране на количествата газ, вода, ел. енергия и следене на вземанията от потребителите до крайно осчетоводяване"

Предназначение

Системата е разработена за автоматизиране на цялостния процес в газоразпределителните, В и К и др. дружества с подобна дейност отнасящ се до отчитане на измервателните уреди, зареждане на отчетените данни по партиди и разходомери, изготвяне на фактури за получените от клиентите количества и/или указани услуги, както и отразяване на плащанията.

Резултат

Въвеждането ѝ гарантира максимална точност при замервaне и отразяване на изразходваните количества и съответно бързо фактуриране. Има възможност за генериране на статистики според нуждите на компанията. В конкретното изпълнение, успешно е интегрирана с ERP системата Скиптър (i), използвана за управление на дейността на газоразпределително дружество в гр. Елин Пелин. Същата успешно може да бъде адаптирана и използвана и от други дружества, разпределящи и отчитащи изразходвани количества вода, ел. енергия и други подобни.

Целият процес е разделен на два етапа:

Първи етап

Въвеждане на автоматизирано отчитане на измервателните уреди при клиентите и подготовка на данните за автоматично зареждане по съответни партиди в софтуерната част, отчитаща взаимоотношенията с клиентите. За целта, предлагаме да се използва модулът за автоматично отчитане на битови измервателни уреди на ''Прайс Интернешънъл'' ЕООД (www.callflow.org). Посредством отчитане с инфрачервен датчик, радиопредавател или устройство за отчитане на място се избягва възможността от човешка грешка при ръчно въвеждане на данните. Въвеждането на данните в счетоводната система, без влиянието на човешки фактор, дава гаранция за изключителна прецизност и точност на информацията.

Автоматизираната система за управление в този първи етап използва създадените от ''Прайс Интернешънъл'' ЕООД модули:

  • Система за интерактивно гласово меню (IVR) за приемане на входящи повиквания от клиенти – системата включва интерактивно гласово меню за пренасочване на клиентите към желания от тях отдел, проверка на текущата сметка или сбор от всички задължения
  • База от данни за съхраняване на информация за всеки клиент
  • Модул статистики – дава възможност за генериране на отчети, справки и статистики относно месечно потребление за всеки абонат или общо потребление, отчети и справки за абонати със задължения и други специфични отчети и справки в зависимост от изискванията на клиента
  • Модул за експорт на данни с опция за автоматично въвеждане в счетоводна програма, CRM или ERP система
  • Модул за изчисляване на месечни сметки на база изразходвани количества, автоматично разпределение на дялов или друг принцип на допълнителни количества към сметката на всеки клиент
  • Модул за автоматично въвеждане на данните от измервателни уреди в база от данни
  • Административен панел за управление на пренасочването към телефон за техническа поддръжка или информационен телефон
  • Административен панел за въвеждане на данни за промяна на тарифи, цени и всички специфични показатели, дефинирани от клиента в базата от данни

Въпреки че предимствата при използването на този етап са неоспорими, той не е задължителен за работата на следващия етап. В случай че не се използва автоматично замерване на показателите, същите могат да се замерват ръчно от инкасаторите и да се въвеждат пак ръчно в съответните партиди на потребителите.

Втори етап

Зареждане на данните от измервателните уреди в партидите на всеки клиент, отчитане на изразходваните количества (газ, вода, ел. енергия и др.) по разходомери и партиди, издаване на фактури, следене на вземанията.

За целта се използва ПП Скиптър (i), продукт на УНИКОНС ООД. Системата е базирана на MS SQL Server, като е възможна работа в самостоятелна инсталация или в мрежа. Достъпът може да бъде регламентиран за всеки потребител, съобразно възложените му операции.

Контрагенти и разходомери се организират в номенклатури по обособени групи - битови, промишлени потребители, групи по населени места, квартали и др. Разходомерите се завеждат на всеки потребител (абонат), отписват или прехвърлят на друг абонат. Показанията от разходомерите могат да се въвеждат автоматично чрез предварително подготвен файл или ръчно, според съществуващата организация на замерване. В резултат на отчетеното начално и крайно състояние на разходомерите се получава изразходваното количество, което подлежи на фактуриране.

Системата работи със следните основни документи:

  • Завеждане, преместване и отписване на разходомер
  • Разнасяне на показанията от измервателните уреди
  • Фактуриране на изразходваните количества и/или извършени услуги
  • Документ за плащане от страна на клиентите

Освен тях, тя е отворена и дава възможност за създаване и на други документи, отразяващи специфични моменти в работата на всеки потребител.

Ползвайки предлаганата система, потребителят ѝ има възможност за:

  • корекция на показанията с индивидуален корекционен коефициент за всяка група абонати
  • поддържане на различни ценови листи на консумираните количества за всяка група абонати
  • корекция на вече въведени показания
  • при въвеждане на показанията да се въвеждат авансово фактурирано количество и служебно показание

Въвеждането на показанията се извършва ръчно или автоматизирано, в зависимост от организацията на работа.

На база въведените показания за изразходваните количества, системата автоматично генерира фактурите на абонатите, които могат да бъдат отпечатани масово, за група абонати или за отделен абонат. Има възможност за издаване на авансови фактури и следене на получените количества срещу тях, както и издаване на фактури за услуги, съпътстващи дейността.

Отразявайки плащанията от абонатите е възможно получаване на информация за вземанията към всеки един момент.

В случаите на просрочие, при обявен падеж за плащане, автоматично се начислява лихва. Ако касовият апарат има възможност за връзка с компютър, за плащанията в брой се издават и касови бележки.

Всички дейности по продажба, авансови плащания, плащания от абонати за получени количества и/или указани услуги, начислени лихви се трансферират автоматизирано в счетоводната система. Системата има възможност на този етап за самостоятелна подготовка на ДДС Дневници на продажбите.

Справочният модул към системата е с богати възможности. Изградените към момента справки са свързани с издадени фактури, неплатени фактури, отчет на плащанията, продадени количества по клиенти, групи клиенти, разходомери и др. Без ограничение в периода.

Освен тях има възможност за създаването и на множество други справки, според изискванията на конкретния клиент.